Bestyrelsen på Vallensbæk Musikskole

Vedtaget på bestyrelsesmødet 16/6 2010

Forretningsordenen er udarbejdet på baggrund af Musikskolens vedtægter §4, stk.5, idet bestemmelserne i §4, stk. 1-4 er indarbejdet. Forretningsordenen medtager ikke bestemmelserne i vedtægtens §2, 3 og 5 om: bestyrelsens sammensætning, valg til bestyrelsen eller bestyrelsens beføjelser.

A. Mødevirksomhed

1. Bestyrelsen afholder møde, når det ønskes af formanden, eller når mindst 3 af samtlige bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
2. Formanden fastsætter tid og sted for møderne. Ordinære møder afholdes efter en forud fastlagt møderække eller indkaldes med mindst 14 dages varsel. Ekstraordinære møder kan indkaldes med kortere varsel.
3. Formanden leder møder og afstemninger.
4. Formanden fastsætter i samarbejde med musikskolelederen dagsorden for møderne, og sender mindst 5 dage før et møde dagsordenen med eventuelle bilag til medlemmerne.
5. Musikskolens leder deltager i møderne og fungerer som bestyrelsens sekretær.
6. Bestyrelsen beslutter i hvilket omfang andre end medlemmer kan overvære eller deltage i møder.

B. Bestyrelsens referat

1. Musikskolens leder fører under møderne bestyrelsens referat, hvoraf skal fremgå
   1. Dato og klokkeslæt for mødets start samt tidspunktet for mødets afslutning
   2. Hvad der er besluttet
   3. Eventuelle mindretalsudtalelser
   4. Hvem der har deltaget i mødet
2. På næstkommende bestyrelsesmøde underskrives referatet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.
3. Formanden drager omsorg for, at beslutninger føres til referat.
4. Mindretal kan forlange at deres opfattelse tilføjes i referatet i kort form og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger.
5. Efter mødet forhåndsgodkender formanden referatet, som herefter lægges på Musikskolens hjemmeside.

C. Afstemninger

1. Beslutninger træffes med simpelt stemmeflertal.
2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede.
3. Et medlem kan kræve, at en afstemning sker skriftligt og anonymt.
4. Musikskolens leder deltager i møderne uden stemmeret.

D. Valg af formand og næstformand

1. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand, der fungerer ved formandens fravær. Formand og næstformand vælges blandt medlemmerne, dog er medarbejder- og elevrepræsentanten ikke valgbar jf vedtægtens § 4.
2. Formanden varetager mellem møderne bestyrelsens interesser i rutinesager og sager, der ikke kan nå at blive behandlet på et møde. Disse sager bringes op på det førstkommende møde.
3. Efter valg jf. vedtægtens §3 afholdes et konstituerende møde, hvor der vælges en formand og en næstformand.
4. Det konstituerende møde afholdes 1. april det pågældende år eller snarest herefter. Mødet indkaldes af den gamle bestyrelse med mindst 14 dages varsel og med følgende dagsorden:
   1. Meddelelser fra den afgående formand
   2. Godkendelse af sidste mødes referat
   3. Orientering om valgets resultat
   4. Valg af mødeleder
   5. Valg af formand
   6. Valg af næstformand
   7. Meddelelser fra musikskolens leder
   8. Eventuelt

E. Supplering ved medlemmers udtrædelse eller fravær

1. Udtræder et medlem, indtræder dennes suppleant jf. vedtægtens §3, stk. 4 fra og med første møde derefter.
2. Har en forældrerepræsentant ikke en personlig suppleant, idet denne enten allerede er indtrådt i bestyrelsen eller er fratrådt som suppleant, indtræder i stedet en anden forældresuppleant, udvalgt i rækkefølge efter navn. Er der ingen forældresuppleant, er det Kommunalbestyrelsens ansvar at afholde suppleringsvalg til ledige bestyrelsesposter og suppleanter.
3. Suppleanter for de øvrige medlemmer vælges efter behov.
4. Udtræder formanden, vælges på førstkommende møde ny formand.
5. Udtræder næstformanden, vælges på førstkommende møde en ny.
6. Ved et medlems fravær, der vil vare mere end seks måneder, indtræder suppleanten under fraværet som beskrevet i ovenstående punkter. Suppleringsvalg skal dog kun finde sted, hvis ubesatte pladser i bestyrelsen forhindrer beslutningsdygtigheden.

VEDTÆGTER FOR MUSIKSKOLEN I VALLENSBÆK KOMMUNE

Center for Børn og Kultur

September 2013

KAPITEL 1

KOMMUNALBESTYRELSEN

§ 1. Kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for kommunens musikskole og fastlægger mål og rammer for dens virksomhed indenfor den gældende lovgivning. Kommunalbestyrelsen fører tilsyn med musikskolens virksomhed.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om følgende:

a. Bevillinger og økonomiske rammer til musikskolen
b. Rammer for undervisningens ordning, jf. musikskoleplanen
c. Andre spørgsmål, der ikke er henlagt til musikskolebestyrelsen, jf. musikskoleplanen

Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan helt eller delvis delegere sine beføjelser til musik­skolebestyrelsen bortset fra de beføjelser, der følger af bevillingskompetencen.

Stk. 4. Kommunalbestyrelsens afgørelse er gældende, hvis der opstår tvivl om fortolkningen af disse vedtægter.

KAPITEL 2

MUSIKSKOLEBESTYRELSEN

Sammensætning

§ 2. Musikskolebestyrelsen består af 9-11 medlemmer

3 medlemmer valgt af Kommunalbestyrelsen
 
3 medlemmer valgt af og blandt musikskolens forældre
 
1 medlem valgt af og blandt musikskolens medarbejdere
 
1 medlem valgt af og blandt musikskolens elever
 
1 medlem valgt af og blandt skolebestyrelsernes forældrevalgte medlemmer
 
Hver af musikskolens selvstændige foreninger, Vallensbæk Koret og Vallensbæk Harmoniorkester, kan vælge et medlem.

Valg

§ 3. Bestyrelsen virker i 4 år fra 1. april året efter afholdelse af nyvalg til Kommunalbestyrelsen til den 31. marts 4 år senere.

Kommunalbestyrelsen udpeger sine medlemmer for en 4-årig periode sva­rende til Kommunalbestyrelsens valgperiode. Det gælder, selvom perioden derved er ”forskudt” i forhold til bestyrelsens funktionsperiode, jf. 1. pkt.

Stk. 2. Forældrerepræsentanterne vælges for en 4-årig periode svarende til bestyrelsens funktionsperiode, jf. stk. 1, 1. pkt.

Forældre med børn tilmeldt musikskolen indbydes af Kommunalbestyrelsen til et valgmøde i første kvartal året efter afholdelse af nyvalg til Kommunalbestyrelsen.

På valgmødet er de 3 kandidater, der opnår flest stemmer, valgt som med­lemmer af bestyrelsen. Samtlige forældre med børn tilmeldt musikskolen er valgbare og stemme­berettigede. Medarbejdere ved musikskolen kan dog ikke vælges som forældrerepræsentan­ter.

Valgmødet ledes af en person, der er bemyndiget dertil af Center for Børn og Kultur.

Stk. 3. Valg af medarbejder- og elevrepræsentant sker for et skoleår ad gangen, idet valg afholdes hvert år ved skoleårets start. De valgte medlemmer indtræder straks i bestyrelsen, selvom de derved kommer til at fungere ”forskudt” i forhold til bestyrelsens funktionsperiode, jf. stk. 1, 1. pkt.  

Stk. 4. Valg af repræsentant for skolebestyrelserne finder sted, når de nye skolebestyrelser er tiltrådt, og valget gælder for resten af skolebestyrelsernes funktionsperiode. Det gælder, selvom medlemmerne derved kommer til at fungere ”forskudt” i forhold til bestyrelsens funktionsperiode, jf. stk. 1, 1. pkt., og selvom der vil gå en kortere periode fra de hidtidige skolebestyrelser er fratrådt, til nye skolebestyrelser har valgt et nyt medlem.

Stk. 5. På samme måde som medlemmerne vælges, vælges en personlig suppleant for hvert af bestyrelsens medlemmer. Suppleanten indtræder, hvis medlemmerne har forfald til møder. Hvis medlemmerne i bestyrelsens funktionsperiode udtræder af bestyrelsen, indtræder suppleanten som medlem af bestyrelsen.

Forretningsorden  

§ 4. På bestyrelsens første møde vælges blandt bestyrelsens medlemmer en formand og en næstformand, som ikke er medarbejder-, elev- eller foreningsrepræsentanterne.

Stk. 2. Alle bestyrelsens medlemmer har stemmeret. Elev- og foreningsrepræsentanterne må ikke deltage i den del af forhandlingerne, der angår sager vedrørende en­keltpersoner.

Stk. 3. Musikskolens leder deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret og fun­gerer som bestyrelsens sekretær.

Stk. 4. Der føres referat over bestyrelsesmøderne og over bestyrelsens beslutninger. Af referatet skal fremgå dato for mødets afholdelse, klokkeslæt for afslutning, samt hvem der har deltaget i mødet. Referatet skal efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget.

Stk. 5. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

Beføjelser

§ 5. Musikskolebestyrelsen udøver sin virksomhed i møder og indenfor de mål og rammer, som er fastsat af Kommunalbestyrelsen i overensstemmelse med disse vedtægters kapitel 1.

Stk. 2. Bestyrelsen fører tilsyn med skolens virksomhed.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter efter forslag fra musikskolelederen, jf. § 6, stk. 5, principper for skolens virksomhed i overensstem­melse med de bestemmelser, som er fastlagt i musikskoleplanen, jf. kapitel 5.

Stk. 4. Bestyrelsen godkender efter forslag fra musikskolelederen, jf. § 6, stk. 5, skolens budget indenfor de økonomiske rammer, der er fastlagt af Kommunalbestyrelsen.

Stk. 5. Bestyrelsen udarbejder principper for løntimernes anvendelse, jf. § 12, stk. 5, 2. pkt. Bestyrelsen kan endvidere stille forslag til Kommunalbestyrelsen vedrørende elevbetalingen, jf. § 13, stk. 1, 2. pkt.

Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter skolens ordensreglement.  

Stk. 7. Bestyrelsen kan afgive udtalelse og stille forslag til Kommunalbestyrelsen om alle spørgsmål, der vedrører musikskolen. Bestyrelsen skal afgive ud­talelse om alle spørgsmål, som Kommunalbestyrelsen forelægger den.

KAPITEL 3

MUSIKSKOLENS LEDER

§ 6. Ansættelse og afskedigelse af musikskolens leder følger de fastsatte kompetenceregler for ansættelse og afskedigelse i Vallensbæk Kommune. I praksis ansættes lederen af direktøren med ansvar for området.

Stk. 2. Musikskolens leder har den administrative og pædagogiske ledelse af musikskolen og er ansvarlig for skolens virksomhed over for musikskolebestyrelsen og Kommunalbestyrelsen. Det forudsætter, at lederen er kvalificeret som lærer i musikskolen.

Stk. 3. Musikskolelederens beføjelser indebærer et ansvar overfor såvel Kommunalbestyrelsen som musikskolebestyrelsen for, at de beslutninger, der træffes på mu­sikskolen, er i overensstemmelse med gældende bestemmelser og med de mål og rammer, som er fastsat af Kommunalbestyrelsen.

Stk. 4. Musikskolens leder foretager ansættelse og afskedigelse af musikskolens personale, herunder sekretær, musikpædagoger og instruktører.

Stk. 5. Musikskolelederen leder og fordeler arbejdet mellem skolens ansatte og træffer alle konkrete afgørelser vedrørende skolens elever.

Stk. 6. Musikskolens leder udarbejder forslag til musikskolebestyrelsen vedrørende prin­cipper for musikskolens virksomhed m.v., jf. § 5, stk. 3, og forslag til sko­lens budget, jf. § 5, stk. 4, indenfor de af Kommunalbestyrelsen fastsatte rammer.

Stk. 7. Musikskolens leder udøver sin virksomhed i samarbejde med de ansatte.

KAPITEL 4

LÆRERRÅD

§ 7. Ved musikskolen oprettes et lærerråd bestående af alle ansatte, der varetager undervisning i musikskolen.

Stk. 2. Lærerrådet er rådgivende for musikskolens leder og kan udtale sig om for­hold vedrørende musikskolens drift.

Lærerrådet udtaler sig om alle spørgsmål, der forelægges det af skolens le­der og musikskolebestyrelsen.

Lærerrådets udtalelser fremsendes gennem skolens leder.

Stk. 3. Lærerrådet udpeger selv sine repræsentanter til relevante tillidsposter.

Stk. 4. Lærerrådet fastsætter selv sin forretningsorden.

KAPITEL 5

MUSIKSKOLEPLAN

Målsætning

§ 8. Musikskolen har til formål

At give eleverne mulighed for at udvikle kreative evner indenfor musikalske udtryk, gennem aktiv deltagelse i musikalske sammenhænge
 
Gennem en grundlæggende tilrettelagt undervisning at give den en­kelte elev mulighed for at udvikle musikalske evner og færdigheder for derigennem at kunne udtrykke sig skabende, kunstnerisk og mu­sikalsk, såvel i fællesskab som individuelt
 
Gennem beskæftigelsen med musik at medvirke til den enkelte elevs personligheds­udvikling og øge elevens forståelse af sig selv som en del af et fællesskab, idet sammenspil søges fremmet mest muligt
 
Som kulturinstitution at engagere sig i det lokale musik- og kultur­miljø, både som medvirkende, medskabende og fornyende

Målgruppe

§ 9. Musikskolen tilbyder undervisning til alle borgere i Vallensbæk Kommune. Elever, der ikke går til instrumental-/vokalundervisning, og elever fra andre kommuner kan i begrænset omfang deltage i kor, orkester og sammenspil, hvis der er plads. Elever fra Vallensbæk Kommune har første prioritet.

Virksomhedsplan

§ 10. Musikskolens virksomhed omfatter

Musikalsk forskole
 
Instrumental/vokalundervisning
 
Kor/orkester/sammenspil
 
Koncerter og arrangementer

Stk. 2. Musikalsk forskole tilrettelægges sådan, at musikskolen udbyder undervisningstilbud for alle børn i alderen 1 år til og med børn i 2. klasse.

Stk. 3. Instrumental-/vokalundervisning påbegyndes normalt, når børnene går i 1.-3. klasse, hvor ele­verne tilbydes undervisning enten på mindre hold eller som soloun­dervis­ning.

Stk. 4. Kor/orkester/sammenspil tilrettelægges sådan, at alle instrumentalelever kan tilbydes et relevant sammenspilshold, og at udbuddet er så bredt og genremæssigt varieret som muligt.

Stk. 5. Koncerter og arrangementer tilrettelægges således, at

Det er under hensyntagen til den pædagogiske udvikling hos den enkelte elev
 
Der er mulighed for alle elever for at prøve at optræde
 
De er bredest muligt varieret i type, størrelse og genre
 
Der årligt tænkes i et rekrutteringsarrangement, som viser musikskolens udbud
 
Musikskolen udviser synlighed i lokalområdet

Struktur

§ 11. Der er i Vallensbæk Kommune en kommunal musikskole, der administre­res fra kontoret beliggende Idræts Alle 7, 2625 Vallensbæk.

Stk. 2. Undervisningssteder

Vallensbæk Musikskoles lokaler
 
Pilehaveskolens undervisningslokaler
 
Vallensbæk Skoles undervisningslokaler og multisal
 
Egholmskolens undervisningslokaler og festsal.

Stk. 3. Musikskolen samarbejder med skoler og institutioner i kommunen samt andre musikskoler.

Økonomi og løntimer

§ 12. Til musikskolens virksomhed afsættes af Kommunalbestyrelsen årlige rammer for økonomi og løn­timer. Inden for disse rammer vedtager musikskolebestyrelsen efter forslag fra musikskolens leder musikskolens årlige budget (kalenderår), jf. § 5, stk. 4, og § 6, stk. 5. Drift af bygningen og anlæg indgår ikke i mu­sikskolebestyrelsens budgetrammer.

Musikskolens samlede budget er sammensat af kommunale udgifter, indtægter fra elevbetaling og andre indtægter.

Stk. 2. Musikskolens bestyrelse fremsender gennem Kommunalbestyrelsen hvert år til Kulturstyrelsen (eller den til enhver tid værende myndighed på området) musikskolens godkendte budget.

Stk. 3. Musikskolens leder sørger for, at der sammen med det godkendte budget til Kulturstyrelsen (eller den til enhver tid værende myndighed på området) fremsendes ansøg­ning om statsstøtte.

Stk. 4. Musikskolen tildeles en rammebevilling hvis størrelse og dækningsområde fremgår af det årlige budget og bemærkninger hertil.

Rammebevillinger kan kun anvendes indenfor de områder, der er nævnt i budgettet og i øvrigt i henhold til de bestemmelser, der måtte være fastlagt i denne styrelsesvedtægt.

Stk. 5. Det samlede lønbudget til musikpædagoger og andre instruktører fremgår af det årlige budget og bemærkninger hertil.

Indenfor de bestemmelser, der er fastlagt i disse vedtægter, udarbej­der musikskolebestyrelsen principper for timernes anvendelse, jf. § 5, stk. 5.

Elevbetaling

§ 13. Elevbetalingen fastsættes normalt for et skoleår ad gangen i forbindelse med Kommunalbestyrelsens årlige budgetvedtagelse.

Musikskolebestyrelsen kan stille forslag til Kommunalbestyrelsen vedrørende elevbetalingen.

Stk. 2. For elevbetalingen gælder følgende principper

Den samlede elevbetaling for elever under 25 år må ikke overskride 1/3 af bruttoudgifterne ved skolens drift
 
Deltagelse i sammenspil er gratis for elever under 25 år, hvis de samtidig er tilmeldt individuel undervisning på et instrument eller vokal
 
Betaling for elever over 25 år skal tilstræbes at dække de faktiske løn­udgifter ved undervisningen

KAPITEL 6

VEDTÆGTSÆNDRINGER OG IKRAFTTRÆDEN

§ 14. Vedtægterne og senere vedtægtsændringer godkendes af Kommunalbestyrelsen og sendes efterfølgende til Statens Kunstfond (eller den til enhver tid værende myndighed på området) til orientering.

Forslag til vedtægtsændringer fremsat af Kommunalbestyrelsen sendes inden endelig godkendelse til udtalelse i musikskolebestyrelsen. Forslag til vedtægtsændringer kan også fremsættes af musikskolebestyrelsen.

Stk. 2. De oprindelige vedtægter trådte i kraft 1. januar 1997.

Stk. 3. Disse reviderede vedtægter træder i kraft 1. januar 2014.

Bestyrelsesmøde, Vallensbæk Musikskole

Referat Mandag 27/1 2020, kl, 19.30 – 21.15

1. Startpunkter:

1a. Dagsorden blev godkendt
 
1b. Referat fra sidst blev godkendt

2. Økonomi:

2a. Endeligt regnskab 2019. Der er et mindreforbrug på kr. 38.000, som formodentlig vil blive overført til indeværende budgetår 2020.
 
2b. Der blev orienteret om budget 2020.

3. NY strategi og vision.

3a. Strategien er på dagsordenen til BKU mødet 5/2, hvor den enten skal godkendes eller til orientering.
 
3b. Enighed om at Overskriften ”Danmarks bedste Musikskole for alle i Vallensbæk” skal tilføjes dokumentet om strategien.

4. Korte orienteringspunkter fra musikskolelederen:

4a. Arrangementer forår 2020.

i. Kyndelmissekoncert 2/2 kl. 15-16 på Korsagergård
 
ii. Isøre Band Camp 28/2
 
iii. Vestegnens Kortræf 1/3 i Helligtrekongers Kirke
 
iv. Sangskrivningskonkurrence + Rockkoncert 13/3 lokale i centret.
 
v. Blokfløjtedag med 2. kl. 24/3 kl. 12.30 + 16.30
 
vi. 4. kl. kor 26/3 kl. 19
 
vii. Sommerkoncert fre 15/5 kl 19 

4b. Der vil blive skiftet låse i Store Villa så aftenøvning bliver muligt for elever, der har brug for det.

5. Evt.

5a. Jens orienterede om at næste januar 2021 vil der blive arrangeret i forbindelse med SAMUKU’s seminar et oplæg for bestyrelser og interessenter om det regionale og landsdækkende musikskolesamarbejde.

Næste møder: 30/3, 8/6 2020 kl. 19.30 – 21.15

Bestyrelsesmøde, Vallensbæk Musikskole

Referat Mandag 21/10 2019, kl, 19.15 – 21.15

Afbud: Anette,

1. Startpunkter:

1a. Dagsorden blev godkendt
 
1b. Referat fra sidst blev godkendt.

2. Økonomi:

2a. Budget 2019. Orientering. Der forventes et mindreforbrug på ca. 40.000,- kr.
 
2b. Høringssvar til budget 2020.

i. Partiernes budgetforlig blev gennemgået, og et forslag til høringen blev vedtaget.

3. Nøgletal. Orientering og kommentarer.

4. NY strategi og vision. Proces og udvalg.

4a. Nedsættelse af udvalg: Morten, Lene, Claus, Karin og Jens

5. Korte orienteringspunkter fra musikskolelederen:

5a. Om nye lærere
 
5b. Om antal Elevfripladser
 
5c. Arrangementer indtil næste bestyrelsesmøde blev gennemgået.

6. Evt.

6a. Orientering om Sangskrivningskonkurrence lørdag 26/1 kl 16. Jens spurgte om nogen havde lyst til at spørge lokale virksomheder om sponsorgaver.

Næste møde: 9/12 kl. 19.30

Bestyrelsesmøde, Vallensbæk Musikskole

Referat Mandag 9/12 2019, kl, 19.30 – 21.15

1. Startpunkter:

1a. Dagsorden blev godkendt

1b. Referat fra sidst blev godkendt.  

2. Økonomi:

2a. Budget 2019. Orientering. Der forventes et mindreforbrug på ca. kr. 70.000,-, som er indenfor + - 5 %, og som forventes overført til næste års budget.

2b. Budget 2020. Musikskolens budget stiger over de næste 4 år pga. ny tildelingsmodel på baggrund af en befolkningstilvækst. I 2020 er det en stigning på kr. 29.000,-. Omplaceringer som blev lavet i budget 2019 i januar bliver ikke videreført i budget 2020. Jens blev bedt om at give bestyrelsen forundring over dette videre til kommunens økonomiafdeling.

3. Ny strategi/Vision for musikskolen. Forslag blev gennemgået, og der var ingen yderligere ændringsforslag. Samme bliver præsenteret på lærermøde onsdag 11/12.

4. Korte orienteringspunkter fra musikskolelederen:

4a. Arrangementer indtil næste bestyrelsesmøde blev gennemgået.

Bl.a. sangskriverkonkurrence fredag 6/3. Her må bestyrelsesmedlemmer godt trække på lokalt netværk til sponsorgaver til konkurrencen.

4b. Der er ansat en ny Trompetlærer, Rolf Thofte Sørensen.

4c. Jens har modtaget en opsigelse fra slagtøjslærer Thomas Teisner, som pt er på orlov. Ny stilling bliver derfor opslået forår 2020.

5. Evt.

5a. Annette fortalte om flere fra Va koret havde deltaget i DR Julekoncert i Koncerthuset.