Sådan behandler vi dine personlige oplysninger

Her kan du læse mere om personoplysninger og om, hvordan vi bruger dem i vores arbejde som kommunal myndighed.

Vallensbæk Kommune er dataansvarlig

I Vallensbæk Kommune har vi ofte brug for personlige oplysninger om dig, når vi skal løse vores opgaver. Men vi bruger kun dine personlige oplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Det er vores ansvar at sikre, at du trygt kan overlade dine personoplysninger til os. Det er et ansvar, vi tager alvorligt.

Kontaktoplysninger

Vallensbæk Kommune

Vallensbæk Stationstorv 100, 2665 Vallensbæk Strand
Tlf. 4797 4000
Mail: kommune@vallensbaek.dk

Databeskyttelsesrådgiveren

DSD - Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening, Hvidovrevej 278, 2650 Hvidovre, Att.: Databeskyttelsesrådgiveren
Tlf. 2399 0519
Mail: dpo@vallensbaek.dk

Hvis din henvendelse indeholder personoplysninger, anbefaler vi, at du sender din henvendelse til Vallensbæk Kommune sikkert. Det kan ske som Digital Post via Borger.dk

Send sikker post til Vallensbæk Kommune

Formål og retsgrundlag for behandlingen af dine personoplysninger

i behandler dine personoplysninger som led i vores opgaveløsning og sagsbehandling. Det drejer sig bl.a. om nødvendig opgaveløsning og sagsbehandling indenfor lovgivningen på områder som integration og beskæftigelse, børn- og unge, kultur og fritid, sundhed og omsorg, teknik og miljø, økonomi- og socialområdet, hvori behandling a dine personoplysninger udgør et grundlæggende og nødvendigt element.

I forhold til Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven sker behandlingen af:

almindelige personoplysninger iht. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
følsomme personoplysninger iht. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
oplysninger om strafbare forhold iht. databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.
personnummer iht. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Hvem deler vi personoplysninger med?

Vi kan videregive dine personoplysninger, hvis det er lovligt og nødvendigt for behandling af din sag. Det kan fx ske til offentlige myndigheder eller andre, som skal bidrage til oplysning af en sag hos os eller hos dem.

Vi kan lovligt overlade behandlingen af personoplysninger til eksterne databehandlere, som vi har indgået aftaler med og som kun må behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner.

Dine oplysninger kan i visse tilfælde overføres til leverandører eller andre tredjeparter, som er etableret uden for EU/EØS, herunder for eksempel Grønland eller USA. Hvis en ekstern databehandler befinder sig i et tredjeland (udenfor EU/EØS), overlades oplysningerne kun, hvis EU-Kommissionen har truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet i det pågældende tredjeland, eller hvor der på andet lovligt grundlag er givet fornødne eller passende garantier for lovligheden af behandlingen i dette tredjeland.

Henvendelser om de relevante aftaler i forbindelse hermed kan rettes til Vallensbæk kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis kontaktoplysninger du kan finde ovenfor.

Ikke-fortrolige personoplysninger kan blive delt med offentligheden, journalister og andre interesserede, fx på vores hjemmeside, ved udsendelse af pressemeddelelser eller udlevering af oplysninger som er omfattet af aktindsigt.

Hvilke personoplysninger behandler vi om dig

Alle syv centre i kommunen behandler personoplysninger i større eller mindre grad. I skemaet nedenfor kan du se, hvilke persondata de enkelte centre behandler som led i deres arbejde:

Center	Behandler følgende persondata
Center for Beskæftigelse og Voksensociale indsatser	Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, etnicitet, fagforening, familieforhold, forbrugsoplysninger, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, sociale forhold, straffeattester, uddannelse og CV mv.
Center for Børn & Unge	Adresser, cpr-nummer, familieforhold, foto og video, etnicitet, helbred, kontooplysninger, religiøs overbevisning og sociale forhold mv.
Center for Pleje og Omsorg	Adresser, cpr-nummer, etnicitet, familieforhold, helbred, religiøs overbevisning og sociale forhold.
Center for Sundhed, Familie og & Fritid	Adresser, ansættelsesforhold, biometri, cpr-nummer, ejerforhold, familieforhold, forbrugsoplysninger, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, foto og video, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse og CV mv
Center for Teknik	Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, foto og video, GPS-lokationer, helbred, matrikelnummer og registreringsnummer mv.
Center for Økonomi og Indkøb	Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, indkomstforhold, kontooplysninger, ansættelsesforhold, fagforeningsoplysninger og evt. helbredsoplysninger mv.
Direktionscenter	Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, foto og video, indkomstforhold, forbrugeroplysninger, kontooplysninger, familieforhold, uddannelse og cv, ansættelsesforhold, sociale forhold, straffeattester, etnicitet, religiøs overbevisning, fagforeningsoplysninger og evt. helbredsoplysninger mv.

Hvilke personoplysninger har vi brug for?

Som kommunal myndighed kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver.

Kategori	Beskrivelse
Almindelige personoplysninger	Oplysninger som i forvejen er offentligt tilgængelige i tingbøger, på nettet og lignende. Det er oplysninger som fx navn, adresse og telefonnummer.
Almindelig fortrolige personoplysninger	Oplysninger om: sociale problemer, økonomiske forhold, familieforhold, ansøgninger og verserende sager, kost og institutionsbetegnelse i forbindelse med madudbringning, ønsker om institutionstype, beliggenhed, tidspunkter mv. i forbindelse med ventelister til institutioner, eksamenskarakterer og bedømmelser, sygdomsperioder, begrundelse for fravær, særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer.
Følsomme personoplysninger	Oplysninger om: racemæssig eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs og/eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbredsforhold, genetiske data og biometriske data, seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Hvor får vi personoplysningerne fra?

Personoplysninger får vi enten fra dig som borger, fra andre borgere, myndigheder, institutioner og virksomheder, kommunens medarbejdere, eller registre som fx Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR).

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Hvordan håndterer vi dine personoplysninger i selvbetjeningsløsninger? 

Som udgangspunkt anvender vi den sikre fælles offentlige login-løsning MitID, hvor du bruger dit personlige MitID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter.

Der findes også formularer eller selvbetjeningsløsninger, der ikke kræver så høj sikkerhed. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning og ved oprettelse af arrangementer i kommunens kalender.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Din personoplysninger bliver journaliseret enten i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem eller i et fagsystem, hvor de opbevares indtil udløbet af en journalperiode. Dine personoplysningerne overføres derefter til opbevaring i Rigsarkivet efter reglerne i arkivlovgivningen, hvorefter de slettes hos os.

Optagelser fra tv-overvågning af vores områder og lokaler slettes dog allerede efter 4 dage, medmindre andet taler herfor. Se evt. vores Politik for TV-overvågning.

Klagevejledning

Du har ret til at klage over behandlingen af personoplysninger. Du kan enten klage til os eller til vores databeskyttelsesrådgiver ved brug af vores kontaktoplysninger ovenfor. Det er også muligt at klage til Datatilsynet, som er tilsynsmyndighed, fx via Datatilsynets digitale klageformular.

Datatilsynets kontaktoplysninger

Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon: 3319 3200
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Mere information

Man kan læse mere om registrerede personers rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Dine rettigheder

Databeskyttelseslovgivningen giver dig en række rettigheder, der har til formål at skabe åbenhed og gennemsigtighed i forbindelse med vores opbevaring af og behandling af dine oplysninger.

Ret til begrænsning

Ret til berigtigelse

Ret til indsigelse

Ret til indsigt

Ret til oplysning

Ret til sletning

Vallensbæk Kommune har notat- og journaliseringspligt, der har til formål at sikre gennemsigtighed og rigtighed i forbindelse med sagsbehandling og myndighedsudøvelse i øvrigt. Dette er af hensyn til din retssikkerhed.

Når vi behandler dine oplysninger, har du derfor som hovedregel ikke ret til at få dem slettet.

Læs om retten til sletning på Datatilsynets hjemmeside .

Læs om retten til sletning på retsinformation.dk .

Samtykke

I forbindelse med indhentning af oplysninger eller konkret sagsbehandling kan Vallensbæk Kommune bede om dit samtykke.

Samtykket er altid frivilligt og kan trækkes tilbage når som helst, omend det kan have indflydelse på vores evne til at behandle din sag.

Læs om samtykke på Datatilsynets hjemmeside.

Kontakt

Databeskyttelsesrådgiveren DSD - Den storkøbenhavnske digitaliseringsforening 2650 Hvidovre 2399 0519 dpo@vallensbaek.dk